ประสบการณ์การฟังที่ดีที่สุดอยู่บน Chrome, Firefox หรือ Safari สมัครรับเสียงสัมภาษณ์ประจำวันของ Federal Drive ใน Apple Podcasts หรือ PodcastOneNational Archives and Records Administration สร้างความปั่นป่วนในชุมชนการจัดการบันทึกในฤดูร้อนนี้ เมื่อมีการกำหนดเส้นตายสำหรับหน่วยงานต่างๆ ในการ แปลงบันทึกถาวรทางประวัติศาสตร์ให้เป็นดิจิทัล ก่อนสิ้นปี 2565
นอกจากนี้ บันทึกที่ออกโดยสำนักงานการจัดการและงบประมาณ ยังห้าม
ไม่ให้หน่วยงานดำเนินการศูนย์บันทึกภายในองค์กรของตนเองหลังเดือนธันวาคม 2565 นอกจากนี้ NARA จะไม่ยอมรับบันทึกกระดาษที่เลยวันที่ดังกล่าว
CX Exchange ของ Federal News Network: เข้าร่วมกับเราในช่วงบ่ายสองวันที่ 26 และ 27 เมษายน ซึ่งเราจะสำรวจเทคโนโลยี นโยบาย และกระบวนการที่สนับสนุนความพยายามของหน่วยงานในการให้บริการสาธารณะ ธุรกิจ และเจ้าหน้าที่ของรัฐอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
แต่นอกเหนือจากการกำหนดเส้นตายแล้ว เจ้าหน้าที่ของ NARA กล่าวเมื่อวันพฤหัสบดีที่การประชุมการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ของ FCW ว่าคำแนะนำที่ได้รับการปรับปรุงในไม่ช้าจะทำให้หน่วยงานมีความคิดที่ดีขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวังจากการเปลี่ยนจากกระดาษเป็นบันทึกดิจิทัล
Arian Ravanbakhsh นักวิเคราะห์นโยบายการจัดการบันทึกการกำกับดูแลของ NARA’s Office of the Chief Records Officer กล่าวว่าบันทึกช่วยกำหนด “เป้าหมายที่ชัดเจน” สำหรับหน่วยงานต่างๆ
แม้ว่าความพยายามในการปรับปรุงให้ทันสมัยนี้จะต้องใช้บันทึกของ NARA และเอเจนซี่เพื่อยกเครื่องวิธีการทำธุรกิจ แต่เขากล่าวว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น
“นี่คือสิ่งที่ผมเชื่อว่าลูกค้าของเราคาดหวังจากเรา และตรงไปตรงมา
เป็นสิ่งที่เราต้องทำที่ NARA เพื่อรักษาความเกี่ยวข้องของเราในฐานะหอจดหมายเหตุแห่งชาติ” เขากล่าว “เราไม่สามารถขยายตัวเองมากเกินไปด้วยการสนับสนุนกระบวนการคู่สำหรับบันทึกแบบอะนาล็อกและอิเล็กทรอนิกส์ เราจำเป็นต้องมุ่งเน้นทรัพยากรและความสนใจของเราในการเปลี่ยนไปใช้บันทึกอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อไปสู่เป้าหมายดังกล่าว เราได้กำหนดเครื่องหมายที่ชัดเจนสำหรับการเปลี่ยนแปลง ซึ่งมักจะจำเป็นหากเราต้องการเห็นการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น”
ในการทำเช่นนั้น NARA ได้เปิดประตูสู่เทคโนโลยีเกิดใหม่ เช่น ระบบอัตโนมัติ ซึ่ง Ravanbakhsh กล่าวว่าจะนำการจัดการบันทึกไปสู่ ”อีกระดับหนึ่ง”
ในช่วงหลายเดือนนับตั้งแต่มีการเผยแพร่บันทึกช่วยจำ เจ้าหน้าที่ของ NARA ได้รับข้อเสนอแนะและคำถามจากหน่วยงานต่างๆ เกี่ยวกับการเปิดตัว จากข้อเสนอแนะดังกล่าว Ravanbakhsh กล่าวว่า NARA คาดว่าจะออกคำแนะนำเพิ่มเติมในไตรมาสแรกของปีปฏิทิน 2020
เขากล่าวว่าคำแนะนำที่ได้รับการปรับปรุงจะช่วยให้เข้าใจมากขึ้นว่าหน่วยงานทางเลือกใดที่จะมีเมื่อพวกเขาปิดศูนย์บันทึกของตนเอง
Courtney Anderson นักวิเคราะห์นโยบายบันทึกอิเล็กทรอนิกส์อาวุโสของ NARA กล่าวว่าคำแนะนำที่จะเกิดขึ้นจะทำให้หน่วยงานต่าง ๆ เห็นภาพที่ดีขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาจะต้องให้ความสำคัญในปีต่อ ๆ ไป“NARA ทำงานได้ดีในการบอกเอเจนซีว่าพวกเขาต้องทำอย่างไรกับนโยบายที่เราออก: เอกสารแนะนำ กระดานข่าวทั้งหมด แต่หน่วยงานต่าง ๆ ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ‘วิธีการ’ — วิธีการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์จริง ๆ ของพวกเขา” แอนเดอร์สันกล่าว
ภายในปีงบประมาณนี้ NARA จะเสร็จสิ้นการทำงานเกี่ยวกับ “กรณีการใช้งาน” ซึ่งจะแนะนำหน่วยงานเกี่ยวกับวิธีจัดการบันทึกบางประเภท แอนเดอร์สันกล่าวว่าจนถึงตอนนี้ NARA ได้เผยแพร่กรณีการใช้งานสำหรับบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ ข้อความโซเชียลมีเดีย และการถ่ายโอนบันทึกถาวรไปยัง NARA
“สิ่งเหล่านี้อธิบายถึงกระบวนการทีละขั้นตอนของวิธีการทำ หน่วยงานสามารถใช้สิ่งเหล่านี้เมื่อพวกเขากำลังประเมินโซลูชันจากผู้ขาย และผู้ขายสามารถแสดงผ่านการสาธิตว่าพวกเขาปฏิบัติตามข้อกำหนดจริงในกรณีการใช้งานอย่างไร” แอนเดอร์สันกล่าว
เพื่อให้การซื้อบริการเก็บบันทึกของหน่วยงานง่ายขึ้น NARA ผ่านทาง Federal Electronic Records Modernization Initiative (FERMI) ได้ร่วมมือกับ General Services Administration เพื่อก้าวไปสู่รูปแบบบริการที่ใช้ร่วมกันสำหรับการจัดการบันทึก
“เอเจนซีทุกแห่งต้องการเครื่องมือในการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้นเราไม่ควรออกไปซื้อด้วยตนเอง แต่ทำงานร่วมกันผ่าน GSA เพื่อซื้อในระดับที่สูงขึ้นไปด้วยกัน” แอนเดอร์สันกล่าว
